Qualidade como Pilar Estratégico na Contabilidade
Num setor onde o rigor, a confiança e a conformidade são inegociáveis, os processos de qualidade emergem como uma vantagem competitiva incontornável. Daniel da Rocha Cardoso, Partner da FA Accounting, partilha a sua visão sobre a importância de adotar e manter sistemas de gestão de qualidade nas organizações contabilísticas. A qualidade tornou-se um elemento estrutural para a eficiência, reputação e sustentabilidade das empresas de contabilidade. Em um momento de crescente complexidade fiscal e exigências sofisticadas dos clientes, a aposta na qualidade é uma decisão estratégica essencial, e não apenas uma questão técnica.
Perguntas e Respostas
Q: Quais são os principais motivos estratégicos que levam uma empresa de contabilidade a optar pela implementação de processos de qualidade nos seus serviços?
R: A implementação de processos de qualidade é uma decisão estratégica que visa garantir consistência, confiança e diferenciação no mercado. A qualidade posiciona a empresa como um parceiro sólido e credível, agregando valor à relação com o cliente e promovendo a sustentabilidade do negócio.
Q: De que forma a implementação de processos de qualidade contribui para otimizar os processos internos e diminuir a ocorrência de erros ou retrabalho na área contabilística?
R: A qualidade permite padronizar procedimentos, automatizar tarefas repetitivas e criar fluxos de trabalho mais eficazes. Isso reduz significativamente o risco de erro humano, retrabalho e perdas de tempo, aumentando a produtividade e permitindo à equipa focar-se em tarefas de maior valor acrescentado.
Q: Como garantir que os serviços de contabilidade estejam sempre em conformidade com a legislação fiscal e as normas contabilísticas vigentes?
R: Um sistema de qualidade bem estruturado inclui controlos internos e procedimentos de revisão que asseguram a conformidade com a legislação e normas contabilísticas. A atualização contínua dos colaboradores e a auditoria interna periódica são essenciais.
Q: Que medidas devem ser implementadas para assegurar a proteção e a confidencialidade dos dados financeiros sensíveis dos clientes?
R: A proteção dos dados dos clientes é uma prioridade. Devem ser implementadas políticas claras de segurança da informação, encriptação de dados, controlo de acessos, backups regulares e formação contínua sobre cibersegurança. A adesão ao RGPD reforça a responsabilidade ética e legal da empresa.
Q: Que vantagens traz para uma empresa de contabilidade contar com profissionais dedicados exclusivamente à gestão da qualidade e à melhoria contínua dos processos internos?
R: Ter profissionais dedicados à gestão da qualidade permite um acompanhamento sistemático dos processos, identificação de oportunidades de melhoria e criação de uma cultura interna de excelência. Um responsável pela qualidade garante que os padrões são mantidos e que a melhoria contínua é uma prática constante.
Q: Que importância têm, para uma empresa de contabilidade, as certificações de qualidade (como a ISO 9001) e a realização de auditorias periódicas aos processos, e de que forma estes mecanismos contribuem para a melhoria contínua dos serviços de contabilidade?
R: Certificações como a ISO 9001 conferem reconhecimento externo e reforçam a credibilidade da empresa junto dos clientes. As auditorias periódicas, internas ou externas, permitem identificar falhas e introduzir melhorias contínuas, sendo uma ferramenta valiosa de autorregulação e transparência.
Q: Quais são os principais desafios enfrentados pelas empresas que gerem internamente os seus processos contabilísticos sem um sistema de qualidade estruturado, e de que forma a implementação de um sistema de gestão da qualidade as pode ajudar a superar esses desafios?
R: Empresas sem processos estruturados tendem a enfrentar falhas de comunicação, erros frequentes e dificuldades de escalabilidade. Um sistema de gestão da qualidade proporciona clareza, distribuição eficaz de responsabilidades e maior controlo sobre operações complexas.
Q: Como podem os processos de qualidade adaptar-se eficazmente a contextos de crescimento da empresa, fusões, reestruturações ou expansão para novos mercados, de forma a manter a consistência e a qualidade dos serviços de contabilidade?
R: Os processos de qualidade são desenhados para serem adaptáveis. Em cenários de crescimento, fusões ou expansão internacional, a existência de procedimentos padronizados facilita a integração de equipas, a replicação de boas práticas e a manutenção da qualidade e consistência dos serviços prestados.
Q: Que papel desempenham as ferramentas digitais e os sistemas integrados na modernização e fiabilidade do controlo de qualidade nos serviços de contabilidade?
R: Ferramentas digitais como ERP, plataformas de gestão documental e softwares de reporting são fundamentais para automatizar processos, garantir rastreabilidade e permitir uma visão global do desempenho da empresa. A tecnologia é hoje um pilar da qualidade, especialmente na gestão de dados e cumprimento de prazos.
Q: Como garantir que a equipa responsável pela qualidade esteja permanentemente atualizada face às alterações legislativas, normativas ou às melhores práticas do setor?
R: A qualidade exige uma equipa permanentemente atualizada. Isso implica investir em formação contínua, acesso a bases legais atualizadas, participação em fóruns e parcerias com entidades reguladoras e associações profissionais. A atualização é uma prática integrada no próprio sistema de qualidade.
Q: Que métricas ou indicadores de desempenho recomenda para avaliar a eficácia dos processos de qualidade numa empresa de contabilidade?
R: Métricas como tempo médio de resposta ao cliente, taxa de erro nos lançamentos, cumprimento de prazos legais, número de não-conformidades detetadas e grau de satisfação do cliente são fundamentais para monitorizar a eficácia dos processos de qualidade.
Q: Quais são os principais ganhos que uma empresa pode alcançar, a médio e longo prazo, ao implementar e manter um sólido sistema de gestão da qualidade nos seus serviços de contabilidade?
R: A qualidade traduz-se em maior fidelização de clientes, reputação sólida, redução de riscos legais, melhoria contínua dos serviços e maior eficiência operacional. Além disso, permite atrair e reter talento, criando um ambiente profissional orientado para a excelência.
FONTE: REVISTA – PONTOS DE VISTA (AGO/SET 2025) – Entrevista a Daniel Cardoso (CEO da FA ACCOUNTING)