Das organisierte Buchhaltungssystem ist eine Steueroption für Selbstständige und Unternehmen in Portugal, die ihre Finanzen stärker individuell verwalten möchten. Dieses System ist für diejenigen obligatorisch, die bestimmte Einkommensgrenzen überschreiten, es kann jedoch auch eine strategische Wahl für Berufstätige oder Unternehmen mit hohen und spezifischen Ausgaben sein.
Wer sollte sich für das organisierte Rechnungslegungssystem entscheiden?
- Bruttojahreseinkommen über 200.000 €: Für Selbstständige wird diese Regelung obligatorisch, wenn das Jahreseinkommen diese Grenze überschreitet.
- Unternehmen und Betriebe mit hohen Ausgaben: Es wird für Tätigkeiten mit hohen Kosten empfohlen, da es den Abzug tatsächlicher Ausgaben bei der Ermittlung des zu versteuernden Einkommens ermöglicht.
- Freiberufler oder Unternehmen, die sich freiwillig dafür entscheiden: Auch bei Einkünften unter 200.000 € ist es möglich, sich für dieses System zu entscheiden, um von einer größeren Flexibilität beim Abzug von Ausgaben zu profitieren.
Wie funktioniert das organisierte Rechnungslegungssystem?
Bei diesem System wird das zu versteuernde Einkommen auf Grundlage der Differenz zwischen den tatsächlichen Einkünften (Umsätzen) und den tatsächlichen Ausgaben im Zusammenhang mit der Tätigkeit berechnet. Hierzu ist eine strenge Buchführung erforderlich, die von einem offiziellen Buchhaltungstechniker (TOC) überwacht wird.
Hauptmerkmale
- Abzug tatsächlicher Ausgaben: Alle Ausgaben, die direkt mit der Tätigkeit in Zusammenhang stehen, können abgezogen werden, einschließlich:
- Ausgaben für Ausrüstung und Arbeitsmittel
- Reise- und Fahrzeugkosten (anteilig zur beruflichen Nutzung)
- Anmietung von Räumlichkeiten oder Büros
- Erwerb von Dienstleistungen oder Waren für die Tätigkeit
- Buchhaltungsmanagement durch TOC: Um die Einhaltung der Steuer- und Buchhaltungspflichten zu gewährleisten, ist die Beauftragung eines Buchhalters zwingend erforderlich.
- Größere Steuerflexibilität: Ermöglicht Ihnen, das zu versteuernde Einkommen anhand der tatsächlichen Kosten anzupassen, was zu einer gerechteren Besteuerung führen kann, insbesondere bei Aktivitäten mit erheblichen Ausgaben.
Vorteile des organisierten Buchhaltungssystems
- Abzug tatsächlicher Ausgaben: Anders als beim Simples Nacional, wo Ausgaben vorausgesetzt werden, ist es hier möglich, alle tatsächlichen Ausgaben abzuziehen, solange sie ordnungsgemäß dokumentiert werden.
- Größere Anpassung an die finanzielle Realität: Dieses System ist ideal für diejenigen, deren Einkünfte oder Ausgaben stark schwanken, da es eine Besteuerung proportional zum tatsächlichen Gewinn ermöglicht.
- Steuerliche Transparenz: Eine geordnete Buchführung gewährleistet einen klaren und detaillierten Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens und erleichtert so die Verwaltung und Entscheidungsfindung.
- Vorteile für Investitionen und Wachstum: Unternehmen, die eine Finanzierung beantragen oder Investoren gewinnen möchten, profitieren von der Klarheit und Glaubwürdigkeit einer geordneten Buchführung.
Pflichten im organisierten Buchhaltungssystem
- Einstellung eines offiziellen Buchhaltungstechnikers: Die Anwesenheit eines offiziellen Buchhaltungstechnikers ist obligatorisch, um Steuererklärungen vorzubereiten und einzureichen sowie die Buchhaltungsunterlagen auf dem neuesten Stand zu halten.
- Rechnungsstellung und Erfassung von Einnahmen: Alle Einnahmen müssen ordnungsgemäß durch Rechnungen oder andere offizielle Belege dokumentiert werden.
- Einreichung regelmäßiger Erklärungen: Beinhaltet die Einreichung der Mehrwertsteuer (sofern zutreffend), IRS/IRC und anderer Steuerpflichten.
- Archivierung: Es ist zwingend erforderlich, alle mit der Tätigkeit in Zusammenhang stehenden Dokumente (Rechnungen, Quittungen, Verträge) für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren aufzubewahren.
Praktisches Beispiel: Wie ein Freiberufler vom organisierten Buchhaltungssystem profitieren kann
Stellen Sie sich einen selbstständigen Freiberufler vor, der Dienstleistungen anbietet und folgende jährliche Einnahmen und Ausgaben hat:
- Jährlicher Bruttoumsatz: 80.000 R$
- Tatsächliche Ausgaben:
- Büromiete: 12.000 R$
- Reisekosten: 5.000 R$
- Geräteanschaffung: 8.000 R$
- Subunternehmerleistungen: 15.000 R$
- Zu versteuerndes Einkommen: 80.000 R$ – (12.000 R$ + 5.000 R$ + 8.000 R$ + 15.000 R$) = 40.000 R$
Beim organisierten Buchhaltungssystem zahlt der Freiberufler nur Steuern auf die 40.000 € seines zu versteuernden Einkommens, während beim vereinfachten System das zu versteuernde Einkommen auf der Grundlage von 75 % des Gesamtbetrags (60.000 €) berechnet würde, ohne alle tatsächlichen Ausgaben zu berücksichtigen.
Organisierte Buchführung vs. Vereinfachte Regelung
| Kriterium | Organisierte Buchführung | Vereinfachte Regelung |
|---|---|---|
| Ausgabenabzug | Tatsächlich und nachgewiesen | Vermutete Prozentsätze |
| Buchhaltungsführung | Obligatorisch mit einem Steuerberater | Einfach, ohne Notwendigkeit eines Steuerberaters |
| Komplexität | Hoch | Niedrig |
| Verwaltungskosten | Höher | Niedriger |
Fazit
Das organisierte Buchhaltungssystem ist eine robustere und flexiblere Steueroption, ideal für Fachleute und Unternehmen mit hohem Einkommen oder erheblichen Ausgaben. Obwohl dies mit einer strengeren Verwaltung und höheren Verwaltungskosten verbunden ist, bietet es Vorteile hinsichtlich der Kostenabzüge und der Steuerplanung.
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